関東一泉同窓会

第11回幹事会メモ　2015/10/10　16:00〜20:00（14:00〜リハーサル）

１．人員配置
幹事でまわらない部分は関東メンバに、それでもまわらない部分を関東外のメンバに手伝ってもらう。負担が偏らないよう配慮する。
２．協賛企業様への御礼対応
メールまたは郵送で、各担当者が送付する。送付物は、礼状・写真・パンフレットとする。送付結果をチェック表でチェックする。送付期日は１０月中とする。
３. 当日の昼食
昼食は各人でとることとする。
４．テーブル人数の変更に伴う対応について
当日、テーブルの最新人数がわかるように受付にテーブルレイアウトを置いておくこととする。
・芝寿し　１７：３０時点で確認予定。
・賞品　１８：００時点で確認予定。
５．各担当の進捗
(1)会計
・４２０名エントリー。欠席率５％で済む見込み。料理は８３％の３３０名分とする。
・当日の経費の領収書は、名前と使途を領収書の裏に書いて会計に渡す。
・当日後にかかった経費は、会計にメール連絡する。
・１２月の３７期への引き継ぎ会（各担当業務の引継ぎ）で清算する。
・最終決算は来年２月の引継ぎ会（全体）に必要。そのため１２月中に収支を決定する必要がある。
(2)企画
・クイズの商品渡しの際、壇上に上がるのは１〜３位のみにする。
(3)会場
・車で来る方は会場担当まで連絡のこと
以　上

第10回幹事会メモ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2015/10/03　　 16:30〜18:30

１．当日の人員配置

・会場は15:00から使用可能。会場準備（金沢の味コーナー、地酒コーナー、プロジェクタ等機材すべて）は15:00以降とする。

・記録班はプロジェクタ投影用に金沢の味コーナー、地酒コーナーの写真をとって企画に渡す。

・来賓への挨拶には次期代表幹事も同席してもらう。

・来賓・お客様テーブルへの食事提供は幹事が17:30〜18:00に行う。

・金沢の味、地酒コーナーについて、懇親会開始直後は混雑が予想されるため多めの人員配置とする。

・食事券があたった人がだれかを確認する係を配置する。

・クイズでは得点ボード係が多数必要。壇上に８名、壇下に会場サポートを複数名配置する。団扇配り係も必要。

・お土産、クイズ景品の袋詰めや準備は当日A.M. に終わらせる。

２．パンフレットの最終確認

・パンフレット、カレンダーのデザインを決定した。

３．写真共有サイトについて／スポンサー用写真撮影について

・写真の共有サイトアップは10/25（日）を目標とする。

・スクリーンで協賛品を紹介している場面を撮影する。

４．各担当の進捗報告

(1)会計

・単年度収支で3.6万円プラスの見通し。

・寄付は23万円まで集まってきた。

・料理は80〜85％を目安に調整する。

(2)協賛

・自治体の取扱については来年度幹事への申し送り事項とする

・掲示するポスターが入手できるか金沢市に問い合わせる(A1×8枚)。

(3)企画

・スクリーンで紹介する協賛企業の名称、商品名のチェックを行った。

・クイズの景品袋、得点のカウント方法、テーブル内での商品の抽選についての確認を行った

(4)受付

・名札作りが本日の幹事会前の作業で終了した。

(5)会場

・お土産の袋のサイズを決定した。。

・会場のテーブル配置について確認を行った。年代をミックスした配置とした。

・控え室（吉野、50名以上収容）は10時から使用可能。

・事前送付物は、ホテルが前日にチェックし、夕刻にメーリングリスト宛にチェック結果を送ってくれる。

・当日の飛び入り参加者のテーブル決めは、その場で判断する。

(6)動員

・当日キャンセルが減るるようにリマインド葉書を出している。

・返信に添えられている近況メッセージを，その代のテーブルに配ることを考えている。

次回は10/10。リハーサルを行う。　　　　　　　　　　　　　　　　　　          以　　上

第９回幹事会メモ

2015/09/19　16:00〜20:00

各担当業務に関し，進捗状況，課題，連絡事項を確認した。

１．受付
・３６期の受付は午前は１１時から，午後は１４時４０分からとする。誰が何時にくるか事前に確認する。なお，関東外の３６期の集合は１５時とする。
・３７期の受付お手伝いへの連絡は受付から事前に行う。

２．会場
・会場への荷物の受領チェックはホテル側でやってくれる。
・二次会の会場はホテル外とする。
・幹事とわかるように腕章をつけることとする。
・参加者が増えたので、県と市のパンフレット及び北国新聞は４２０部に増やしてもらうよう手配する。

３．渉外
・日本酒は昨年並みに手配ができた。

４．会計
・当日来賓への手土産を準備する。（事務局）
・事務局に払う通信印刷費を確認する。（IT）
・各担当で経費の増減を確認すること。（各担当）

５．企画
・協賛品はプロジェクタ表示だけでなく、司会がマイクで紹介する。
・商品を目録の形で渡すのか、お店からもらった食事券・招待券の形で渡すのか決めて準備する。
・プロジェクタが切り替え可能か確認する。
・名札は記念に中身を持ち帰っていただき、ケースのみ回収するよう誘導する。
・来賓など、挨拶をお願いした方への確認は事務局が行う。
・クイズの景品は１２の倍数になるように個数変更を交渉する。
・クイズ回答用のうちわデザインを決定した。

６．動員
・現在のところ３９６名。３６期は７５名。
・欠席連絡が電話で受けられるようにする。
[会議後､以下のとおり進めることとなった]
・ハガキでの回答者に対して、10/3ごろに「出席票」と称したリマインドハガキを送付し、そこに電話番号を記載し、欠席に変更の場合には、連絡するよう依頼文を書いておく。
・Web回答者に対して出すリマインドメールにも当日の緊急連絡先としてその番号を書いておく。

７．IT
・新たに追加となる協賛先のファイルは、これまでとは別のフォルダに入れること

８．パンフレット
・パンフレットは10月3日にFIXさせる。

 次回は10/3
                                                                  以　上

第８回幹事会メモ

2015/09/05　16:00〜20:30

１．準備会報告

幹事会に先立ち12:30から行われた準備会について報告した。

・準備に関する評価は上々であった。企画も好評だった。

・予算について承認を受けた。一中の無料の招待を５５期までとすることに了解いただいた。できれば、一中に在籍していた人までという意見が出た。今年度は５５期までと案内したのでこのままとし、３７期への申し送りとする。

・スローガンは良いという評価をいただいた。

・新たな協賛先の紹介いただいた。

・来賓とお客様を確認した。

・企画案について了解を得た。

・「校歌斉唱の時に手をつないだり、肩を組んだりするのが良いのではないか」という意見をいただいた。

・案内はがきについては、継続の提案を了承いただいた。

・webでの申し込みがわかりやすかったという評価を得た。

・35期の同窓会案内が消えているという指摘を受けた（復旧しました）。

・動員のためにYoutubeにアップするビデオを見てもらったが好評だった。

・関東一泉同窓会５０年史の作成を再開することに了承を得た。

２．各分科会からの進捗報告

・会計

協賛金は現時点で１５万。予算は３０万円。

・企画

商品は３０テーブルのうち、２４個集まってきた。上位３つ程度のテーブルに高価な商品が当たるようにプラン変更する。

抽選は上位チームと下位チームで分ける。クイズは８問くらいにするか。

協賛商品，金沢の味コーナー紹介のスライドは企画で準備する。

・受付

名札は外注とする。予算は２万円。デザインは「また会えた、時を超え・・・」のキャッチコピー入りの案で決定した。

発注日程は9/25。その後の追加変更は内作で対応する。会計整理票は内作とする。

名札のフォルダへのセットを10/10（土）に行う。１０日は、企画の最終練習も行いたいので、幹事会を追加開催することとなった。

・動員

各担当は出欠データがいつまでに必要か、どういったデータが欲しいかも含めて動員に連絡のこと。

９／１５が公式の最終締め切り(その後web受付は９／２２まで延長された）。

事務的な締めは９／２４の予定。

リマインドメールを出し、３６期にも動員を促す。

案内の中に、告知（総会・懇親会概要と動員用ビデオ）を入れる。

・渉外

諸江屋さんにお土産個数を連絡するデッドラインを確認する。

・ＩＴ

ＨＰへの協賛企業掲載の締め切りは９／１８（中間）、９／３０（最終）。

・エール

学ランはやめて、白シャツにタスキとはちまきを巻くこととする。

学ランレンタル費用が節約できる。はちまきとタスキを新規購入する。

・パンフレット

見積もり４万円弱。

・当日の集合時間

午前１１時とする。

・当日の要員配置ファイルの更新について

各担当リーダーは要員配置を入力する。

次回は、9/19

第7回幹事会メモ

2015/08/22　16:00〜20:00

１．臨時幹事会(8/14,金沢開催)からの報告
泉丘校舎のビデオ撮影の日程に合わせ、企画と賞品を固めるための会合を行った。本日の幹事会で企画の確認を行う。

２．代表幹事より連絡
・来賓／お客様へのコンタクト状況
来賓は４名の方が来て下さる。お客様は３名（昨年は５名）。北國新聞社様は１名のみとなる。
石川県,金沢市のパンフレット及び北国新聞は例年通り送って下さるので、何日か前に必要部数を連絡する。
・備品確認
同窓会の備品の数を数えた。足りない備品があったら今後買うこととする。

３．準備会の資料確認
・準備会での確認事項
会費を無料にする一中卒業の考え方を確認頂く。
・資料４:協賛・寄付の状況
金沢の味コーナーの文面を作成する。
・資料５:総会・懇親会の進め方
ウエルカムフードに関する文面を作成する。
・資料７：出欠回答について
同窓会開催の連絡手段（葉書、インターネット）について、今後どのようにするのが良いか３６期としての提案を引継ぎ会（2016年2月目途）までに決定する。
９月の準備会では、今年度は葉書とインターネットを併用した報告に留める。
・資料８：検討事項
関東一泉同窓会５０年史と同様な総会実施報告の作成を今年度から復活することを提案する。

準備会用のすべての資料は８月３０日（日）中に事務局まで送付のこと。

４．各担当の進捗報告
４−１．企画
・出題を見直し、三択問題とする。
・イベント司会は、企画担当が行う。
・クイズを全員で試してみて、かなり面白い企画であることが確認できた。
４−２．会計
・協賛/寄付の集まり具合は、昨年実績３０万円に対して、現状１１.７万円となっている。
・幹事の二次会費用（食事代２０名分）は削る方向で考える。
４−３．IT、動員
・協賛企業のHP公開は、URLとアイコンのみ。順不同の配置とする。
・HP掲載企業の集計は、8/22第一弾の締め、9/18中締め、9/30最終締めとする。
・投影するプロジェクタの画像作成や音楽など、ステージ関係は企画で用意する。
・動員のお願いを代表幹事から行う。３７，３８，５７，５８期にお願いする。
４−４．お土産クリアファイル
・見積もりの結果、印刷方法によってコストが異なることが判明した。
２９２円or１１０円。１１０円の方を採用することで決定した。
４−５．渉外
・日本酒は昨年並みに確保可能な状況である。
・他、協賛物品は昨年の８割くらいは獲得できている。

次回は9/5　準備会後

以　　上