関東一泉同窓会

第6回幹事会メモ

 2015/08/02　11:00〜15:00

■第一部　準備会へ向かって！

準備会（9/5開催）へ向かって準備すべきものについて確認した。

・出席者名簿を作成する。（事務局）

・出席予定者へ手紙/ハガキで急ぎ正式案内する。（事務局）

  ・準備会に向け作成する資料と担当は以下のとおりとする。

（資料１） 総会・懇親会幹事名簿の作成　　　（事務局）

エール担当と記録担当を追加する。

（資料２） 会計決算報告および予算案　　　　（会計）

（資料３） 役員改選

今年は該当しないため作成不要，以下資料番号繰り上げとなる。

（資料４） 総会・懇親会開催概要　　　　　　（事務局）

（資料５） 協賛・寄付の状況　　　　　　　　（渉外）

（資料６） 総会・懇親会の進め方　　　　　　（企画）

総会・懇親会のご来賓の方への案内を至急行う。案内文を代表幹事が作成し事務局より送付する。

（資料７） 出席申し込み状況　　　　　　　　（ＩＴ）

（資料８） インターネット申し込みについて　（ＩＴ）

今年も葉書による案内を実施したことについて説明する。

（資料９） 検討・確認事項　　　　　　　　　（事務局）

代表幹事から会長に検討・確認事項があるか確認する。

（資料１０)準備会ご欠席の方からの近況報告　（ＩＴ，事務局）

 

・来賓、お客様からのお金の扱い（会費，参加費，お祝い）について、準備会で会長、監事に相談する。

・当日レイアウト決定のため、人数確定後、会場のテーブル配置を確認する。（事務局）

・机上札の準備（事務局）

・お弁当、お茶、ビールの手配（事務局）

・リマンインドメールを1週間前を目途に送付（事務局）

・事後の報告・お礼　（事務局）

・同窓会HPへの投稿　アップロード（ＩＴ）

・準備会は各担当の正が出席する。

 

■第二部　当日へ向かって！

総会，懇親会に向かって，各担当の進捗状況，懸案事項を確認した。

１．告知VTR（企画）

・告知VTRを作成し，Youtubeにアップする。VTRの撮影を実施した。

 

２．泉丘高訪問，写真撮影について（企画）

・8/14にイメージ写真・VTR撮影を予定している

 

３．パンフレットについて，写真について（パンフレット）

・パンフレットに使う写真が必要。学校の中と外の写真を使いたい。

教室の様子。部活動もあればよい。高校のＨＰの写真，先輩が撮ったデータが使用できるか確認する。（事務局）

 

４．進行台本

５．クイズ大会について（企画）

・乾杯のあいさつについて代表幹事が確認する

・58期から若手は就職で悩みがあるため先輩たちと交流できる場にして欲しいとの要望有り。あまりリクルート色が強くならないように配慮する。36期については勤務先リストを準備する。また，テーブル単位

で卒業期を２５年ずらす等工夫する（あまりばらけさせない範囲で）。

 

６．会計予算について（会計）

・経費精算のポリシーの説明，前年，前々年の実績から予算案を策定。

検討すべき論点

【収入】増員見込み数，協賛/寄付見込額

【支出】料理発注数，開栓料など飲食以外の費用，金沢の味コーナー

予算規模，お土産/記念品予算規模，

経費削減の可否検討，名札など事務用品雑費

・提示された予算案をベースとして，各担当領域で増減を確認すること

とする（〜8/22まで）。増加が見込まれる場合は速やかに，代表幹事・事務局・会計に相談のこと。

 

７．協賛・寄付について（渉外）

・現在のところ協賛・寄付金は140,000円（前年度221,000円に対して60％程度）

・36期在籍の石川県企業・団体へ寄付を依頼する　→金沢の代表幹事に相談する（代表幹事）

・百万石ビールは何らかの形でサービスする方向で進める。フリードリンクに入れ込めないかホテルに確認する（会場）

 

８．会場について（会場）

・食品の持ち込み，自前サーブはOK。ただし食品の事前申請，チェックが必要。

・まな板，包丁は貸出不可。湯飲み等の提供は大量でなければ可（有償）

 

９．金沢味コーナーについて（幹事レディース）

・一か所から８セットを提供してもらうのは難しい

・企画からゲーム景品の必要数を出してもらう

・金沢の味コーナー，地酒コーナーはおしながきをテーブルに置く形とする。おしながきの準備（幹事レディース）

 

１０．記念品について

・記念品は諸江屋さんの落雁２個とクリアファイルのセットとすることで決定。予算は合わせて400円以下。

・クリアファイルは内側に絵柄を印刷する。

・費用の精度アップを今後進める。

 

１１．受付関連について（受付）

・引き継いだ名札ホルダーの個数確認が必要。他にも引き継いだ荷物の中身をリスト化する。次回の幹事会で手分けして実施する。

・当日の袋詰めの責任者を決定する。

・今後，人員の追加が必要。

 

１２．ITについて（ＩＴ）

・受付メール対応フロー，問い合わせQ&Aを作成済み

・寄付を頂いた時点でどんどん協賛企業の掲載をしていくこととする。

・動員のリマインドメールの文面を各自確認して修正点あればIT担当まで。

・記録班（撮影担当）を新たに任命した。ビデオは定点撮影とする。

・号外新聞は作成しない。写真だけプリント＋URLを配布する目的でプリント配布する。

・写真公開サービスは何をつかうか，今後検討。

・参加予定者の事前公開はしない。問い合わせがあったら期ごとに対応する。

・パンフレットの係を任命した。

 

１３．動員（動員）

・連絡がとれていない３６期メンバに声掛けすること。

 

１４．その他

・当日の役割を早めに確認する必要あり。次回までに大体の人数と名前入りでスケジュールを作成する。（事務局）

 

 

今回，幹事会に58期より1名参加があった。

若い世代の参加率を上げたいと，先輩達との繋がりを大切にしたいと，力強くかつ清々しいコメントされた。

学生が求めているというリクルート情報にも先輩社会人として応えることとする。

 

本番に向けて各自の役割を全うし，必ず大成功を収めることを確認した。

次回は8/22

以　　　上

第5回幹事会メモ

2015/7/4　16:00〜18:00

１．関東一泉会の名簿の取り扱いについて

・関東一泉会の名簿を入手した。情報漏洩リスクを考慮し、クラウドには置かず代表 幹事＋事務局＋IT担当＋動員担当で管理する。

・要望があればその期の分だけを切り出して提供することをルールとする。

・37,38期には同窓会動員の用途に名簿を送る。また参加希望のある57,58期にも送付する。

 

２．各担当からの諸連絡、課題確認

 （１）渉外

 ・協賛先を７月末までに回り、協賛全体状況を把握して必要に応じて8月も協賛先を追加する。

 ・代表幹事名で協賛先に配付する依頼文を作成する。

 ・「金沢の味コーナー」を復活させる方向で進める。費用は動員数アップでカバーする必要あり。

 ・「金沢の味コーナー」の推進担当役を設定した。

 ・おみやげ案をいくつか考えてくることとした。

 ・カレンダーをパンフレットに挟んで配布する提案あり。今後パンフレット担当で検討する。

 ・飲み屋マップの更新はIT担当で行う。

(２）企画

    ・正解のないクイズを行う案を詰めていく。

 ・イメージビデオを作成する。お盆にビデオ撮影を行う。

 ・ＢＧＭ用に校歌をアレンジする。

 （３）IT

 ・HPを整備中。７月末のはがき発送までにWEB受付システムを整備する。

 ・問合せメールが来たときの対応については、受付担当がファーストレスポンスし、動員とITがフォローすることとする。

 ・転送メール機能が使えるレンタルサーバーを借りて運用開始した。

 ・メーリングリストのメンテを行う。

 （４）動員

 ・３６期の参加予定数は現時点で５７名

 ・３３〜３５期の代表を把握しておく。

 ・だらぶち会と連絡が取れたので動員に活用する。

 ・WEB受付システムを試行中。各自テストし、気づいた点があればIT担当まで連絡のこと。

 

次回は８／２

次々回は８／２２

以上

第4回幹事会メモ

2015/06/06 16:00〜18:00

１．担当業務の検討状況，計画について

(1)渉外

協賛依頼文について同窓会役員の承認を受ける。

(2)会場

プロジェクタの手配について検討する。

(3)会計

・経費の精算方法について確認した。

・会費は基本的には前年の通りとする。ただし，学生の表記は削除する。

・一中の先輩はご招待とする。

(4)ＩＴ

・金沢事務局との窓口はIT担当とする。

・前年同様，はがきとメールでの連絡とする。

・今後Web参加ページを作成する。

・今年は準備会の日程を考慮し，７月中にはがきを発送することとする。

(5)動員

・３６期の動員状況について報告された。

・当日のお手伝い要員について検討を進めていく。

・来月の幹事会に向けて３７期に声かけする。３７期の意識を高めて３８期を連れて来てもらう。

(6)企画

   企画案について議論した。テーブルシャッフルはせず，クイズを採用する。

(7)その他

   エール担当を決める必要がある。

２．はがきについて

・寄付金は，欠席する方にもお願いが伝わるように「欠席の方へ」とはがきに明記する。

・返信期限 ９／１５までとする

・問合せe-mailは事務局と幹事に転送することとする。

・スローガンについては同窓会役員の方の了承を得た。文言は「また会えた！時を超え、皆の気持ちは１８才」に統一する。

 

次回は７／４

 

以上

第3回幹事会メモ

2015/04/25 16:00〜18:00

１．スローガン

スローガンは「また会えた！時を超え、皆の気持ちは１８歳」

同窓会に来る人の想いを表現した。関東一泉同窓会長および役員の皆様に了承を得る。

郷土との距離が縮まったこと（金沢が近くになったと感じさせる），１８歳の時を思い出させるよう

なもの，泉丘の卒業生で良かったと感じられるようなもの，エネルギーを感じて帰ってもらえるような

同窓会を目指す。

２．企画案検討

・地元のものを絡めたものとする。

・シャッフルタイムはなしの方向とする。

・抽選会，クイズ，１８歳の写真の使用等について検討する。

３．渉外の進め方

・5月までに渉外リストを整備する。

・渉外担当増員についても検討する。

４．広告案検討

   広告案について検討した。

   会場内での配布物袋，名札の裏，スタッフ腕章の活用等

５．同窓会での物販の考え方

・同窓会での物販はNG。

・記念品として渡すのが良いと思われるが，予算のこともあるので今後慎重に検討する。

６．メーリングリスト整備(IT)

・スローガンアンケートの返信状況をメーリングリストに反映した。

・アンケート未回答者にはメールが届いていない可能性があるので，各クラスの動員でメンテする。

７．動員

・クラス動員担当がまだ決まっていないクラスがある。今後事務局で人選し就任をお願いする。

・３７期，３８期との交流会を７月の幹事会後に実施することとする。

 

次回は６／６

 

以上

第2回幹事会メモ

2015/03/21 16:00〜18:00

１．各担当からの諸連絡，課題確認

(1)ＩＴ

   36期メーリングリストが正しいか，メールを送って確認する。

(2)動員

   事務局から動員担当に36期の連絡先リストを送る。動員担当から各クラスの動員担当にリストを配布する。

(3)会計

通年経費サマリーとpolicyについて情報共有した。

(4)渉外 

 ・金沢に在住のひとに渉外担当を依頼する。

・自治体，企業，個人から寄付をいただいている。どういうアプローチで寄付をつのるか検討する。

・スポンサーの紹介方法についても検討する(当日のスクリーンに写真を出す，HPにリンクを貼る等)。

・どこに声掛けするといいのかの情報を渉外担当に連絡する。

 (5)会場

会場での物販や注文についてホテル側に確認する。

２．スローガン

以下の４案に絞り込んだ。4/12を目途に投票でどれにするか決定する。

・また会えた！時を超え、みんなの気持ちは18才

・つなげよう、広げよう、一泉の絆

・一瞬の輝きと、一生の想い、一泉の集い

・再会あんやと、いんぎらぁとしていくまっし

 

次回は4/25

 

以上